==============================
LTS: Dưới đây là một bài viết trên Diễn đàn VietUtahNews.com từ độc giả longvu. Chúng tôi xin đăng tải lại bài viết để hầu độc giả. VietUtahNews.com hòan tòan không chịu trách nhiệm về nội dung bài viết. Quan điểm của tác giả không phản ánh quan điểm của Gia Trang Tin Tức Cộng Đồng VietUtahNews.com.
==============================

Em vừa mới đọc báo cộng đồng thấy BCH có vẻ đang dành hết tâm sức trong việc quyên góp tiền ủng hộ từ đồng hương để tổ chức Hội Tết. Đây là nét mới có của BCH năm nay là lần đầu tiên kêu gọi sự đóng góp của toàn thể đồng hương chứ không phải chỉ phụ thuộc vào đóng góp của các cơ sở thương mại như trước kia. Nhiều người gọi đây là "Hiệu ứng OBAMA" vì trong cuộc tranh cử Tổng Thống vừa rồi, ông Obama đã thực hiện rất thành công việc quyên góp sự ủng hộ của toàn dân dẫn đến việc dành ưu thế hoàn toàn về quỹ tranh cử trước ông McCain. Đó cũng là một lý do quan trọng để ông Obama có một chiến thắng áp đảo. Vì vậy BCH đã rất hợp thời khi áp dụng "Hiệu ứng OBAMA" này vào việc gây quỹ tổ chức Hội Tết. Em không có gì phản đối cách gây quỹ này, chỉ xin đưa ra vài ý kiến nho nhỏ hy vọng giúp được BCH quyên góp tiền càng nhiều và càng hiệu quả hơn nữa để đồng hương người Việt ở Utah năm 2009 sẽ có được một Hội Tết thật sôm tụ và thành công:

1) BCH nên thống kê ra tất cả các chi phí dự trù tổ chức Hội Tết để có thể có 1 con số TOTAL tổng chi phí dự trù cần là bao nhiêu. Khi đã có con số TOTAL tổng chi phí, BCH đưa ra như là một chỉ tiêu để đồng hương cứ nhắm đó mà đóng góp. Như vậy chúng ta sẽ có 1 cái GOAL, dễ dàng và khuyến khích hơn rất nhiều để mọi người cùng đóng góp hơn là cứ kêu gọi đóng góp chung chung, không có chỉ tiêu cụ thể nào. Ví dụ thành công về đóng góp theo chỉ tiêu trong cộng đồng mình là Radiothon của Đài Việt Nam Utah. Anh Chinh trên đài trước khi kêu gọi đóng góp đều ra 1 con số chỉ tiêu cụ thể (ví dụ $2000) để bà con đóng góp trong vòng 90 phút on air. Và anh Chinh luôn cập nhật con số đồng hương đóng góp từng phút. Khi mọi người gọi vào đóng góp họ sẽ thấy đỡ nản và sung sức hơn vì con số thu được cứ tăng lên đều đều, thu hẹp dần khoảng cách giữa số thu và chỉ tiêu, càng ngày càng gần đến FINISH line. Như vậy, trên radiothon, lần nào đồng hương mình cũng "ráng" chạy đến ĐÍCH, nhiều khi trước cả thời hạn 90 phút.

Ví dụ áp dụng vào gây quỹ Hội Tết của BCH.

Theo Đình Nguyên trong bài "Câu Chuyện Cộng Đồng" trên báo Cộng Đồng vừa rồi, BCH cần các chi phí sau:

-Thuê chỗ: hồi trước em nghe nói là Trung tâm văn hóa sắc tộc chỉ charge cộng đồng mình đâu khoảng $250.
-Phát thưởng HS Xuất Sắc: trung bình 50 em, mỗi em $50. Tính ra cần $2500.
-Lì xì em nhỏ: 500 bao đỏ, mỗi bao 1 đô. Cần $500.
-Giải thưởng cuộc thi: Vẽ tranh cần $225, tài năng Việt Utah cần $600. Tổng cộng giải thưởng cần $825.

Tổng cộng: $4,075

*Thêm chi phí lặt vặt phát sinh, cho chẵn TỔNG CHI DỰ TRÙ CẦN ĐỂ TỔ CHỨC HỘI TẾT: $5,000.

*TỔNG THU DỰ TRÙ:

-Thu từ các thí sinh đăng ký thi vẽ tranh và tài năng Việt Utah: $5/thí sinh. Tính đến ngày 15/12 đã có 4 thí sinh đăng ký thi vẽ tranh và 6 thí sinh/nhóm đăng ký tài năng Việt Utah. Thu được $50.
-Thu từ đóng góp ủng hộ của các cơ sở thương mại. Tính đến ngày 15/12 đã được tổng cộng $940.
-Thu từ đóng góp ủng hộ của đồng hương qua chương trình 1000 hoa mai. Tính đến ngày 15/12 đã thu được $1,025.
-Thu từ các gian hàng: 12 gian hàng dịch vụ = $1,200 ($100/gian). 6 gian hàng bán thức ăn = $1,200 ($200/gian). Tổng thu dự trù từ các gian hàng là $2,400 (chưa có số liệu chính thức).

Như vậy TỔNG SỐ THU thực tế tính đến ngày 15/12, BCH đã quyên góp được $2,015. Nếu tính luôn cả số thu từ các gian hàng (ước lượng là khoảng 50% gian hàng đã có người đăng ký tương đương với $1,200) thì BCH có thể quyên góp được $3,215.

*TỔNG CHI DỰ TRÙ: $5,000.

*TỔNG THU ƯỚC LƯỢNG ĐẾN NGÀY 15/12: $3,215.

*CHỈ TIÊU CÒN CẦN ĐÓNG GÓP: $1,785.

Sau khi có con số chỉ tiêu cụ thể như trên, BCH ra thông báo chỉ tiêu còn cần đóng góp vào ngày 15/12 để tổ chức Hội Tết là $1,785 và chúng ta còn khoảng 30 ngày nữa để "nước rút về đích". Tính ra mỗi ngày chỉ cần $60 tiền đóng góp tương đương với 6 đồng hương hoặc 1 cơ sở thương mại là cộng đồng người Việt Utah sẽ có 1 Hội Tết ngon lành. Em nghĩ chỉ tiêu đóng góp này hoàn toàn có thể thực hiện được. Em xin nhắc lại là trên đây chỉ là ví dụ với các số liệu em lấy từ báo cộng đồng chứ không phải số liệu thực sự THU CHI từ BCH.


2) BCH hiện đang mở chiến dịch gởi thư hàng loạt đến nhà của đồng hương để xin tiền ủng hộ. Cái này trong business người ta gọi là Mass Mailing Marketing Campaign. Em xin phân tích thử cái vụ này xem sao. Trước hết cần phải tính chi phí để thực hiện chiến dịch gởi thư hàng loạt này. Một cái thư muốn gởi đi thì BCH phải chi tổng cộng như sau: 41 cents cho tiền stamp; vài cents tiền giấy, vài cents tiền mực in, vài cents tiền phong bì lớn và phong bì nhỏ gởi kèm, vài cents tiền công cho người chuẩn bị thư (hình như BCH trả $6.65/giờ). Vị chi thì chi phí cho 1 cái thư BCH gởi ra cũng đã xấp xỉ $1/thư. BCH có mục tiêu là thu được ủng hộ cho 1000 hoa mai. Cứ cho là 1 thư gởi ra sẽ được 1 hoa mai -> BCH cần gởi 1000 thư. Tổng chi phí để gởi 1000 thư là khoảng $1000.

Bây giờ tính đến con số thu về. BCH cần 1000 hoa mai nên gởi ra 1000 thư để hy vọng mỗi người đóng góp $10 thì sẽ có $10,000. Trong trường hợp hoàn hảo perfect nhất là 100% người nhận thư đều cho tiền thì BCH sẽ thu về: $10,000 tiền đóng góp - $1,000 chi phí gởi = $9,000 thu về. Cái này là trường hợp hoàn hảo (100% cho tiền) nên không có khả năng xảy ra. Trong Mass Mailing Marketing, người ta thường tính tỷ lệ thành công là từ 3% đến 5%. Có nghĩa là cứ 1000 người nhận thư thì sẽ có khoảng từ 30 đến 50 người sẽ phản ứng tích cực với quảng cáo của mình. Trong trường hợp của BCH là non propit xin ủng hộ tổ chức Tết, sẽ có cảm tình từ người nhận thư hơn nên em xin lạc quan double con số tỷ lệ thành công, vậy ta có 10%. 10% của 1000 là 100 người nhận được thư cho tiền, BCH sẽ thu về: $1000 tiền đóng góp - $1000 chi phí gởi = $0 thu về. So, trong trường hợp thực tế nhất theo số liệu thống kê về Mass Mailing Marketing là 10% cho tiền, BCH coi như không thu về được đồng nào cả sau khi đã trừ hết chi phí gởi thư. Chưa tính đến BCH sẽ bị mất đi nhiều thời gian và công sức quý báu. Như vậy, theo riêng cá nhân em, cái vụ Mass Mailing Marketing này có vẻ không hiệu quả và có phần tốn kém. Em thấy cách này nên sử dụng khi có đồng hương đã liên lạc với BCH đồng ý ủng hộ thì mình mới gởi thư đến nhà để họ gởi tiền về cho BCH. Như vậy mình biết chắc là mình chi $1 nhưng mình sẽ thu về được ít nhất $9. Thu về nhiều hơn nữa thì càng tốt.

Trên đây em có vài ý kiến đóng góp cho BCH để hy vọng BCH có thể quyên góp ủng hộ hiệu quả hơn và nhiều hơn nữa. Chúc BCH sẽ tổ chức được một Hội Tết thật sôm và thành công.

longvu

Tác giả: admin